خدمات دفتر مديريت پروژه PMO
دفتر مديريت پروژه ( PMO ) يك واحد سازماني است كه بر هماهنگي مديريت پروژه ها در محدوده يك واحد تمركز ميكند. يك PMO با نام هاي ديگري مانند «دفتر طرح» «دفتر پروژه» «دفتر مديريت طرح» نيز شناخته ميشود و بر طرح ها و يا تركيبي از هر دو نظارت ميكند.
پروژه ها بوسيله PMO اداره ميشوند و لزوما ارتباطات ويژه اي خارج از مديريت متقابلشان ندارند.
در بسياري از سازمان ها، پروژه ها حقيقتا در يك گروه يا داراي وضعيت و روش مرتبط هستند.PMO بر برنامه ريزي هماهنگ شده، اولويت بندي و اجراي پروژه ها و موضوعاتي كه در ارتباط با سازمان كارفرما يا اهداف كسب و كار كلي مشتريان است تمركز ميكند.
يك PMO ويژه ميتواند اختيارات را در جهت نگه داشتن پروژه ها در راستاي اهداف كسب و كار از كارفرما دريافت كند. علاوه بر اين، PMO در مراحل انتخاب ، مديريت و مستقر كردن نيروهاي مشترك پروژه ها ( اگر لازم باشد) و در مورد نيروهاي اختصاصي و ويژه پروژه ها ميتواند درگير شود.
بعضي از مشخصه ها و ويژگی های PMO به صورت مختصر شامل موارد زير ميباشد:
- هماهنگ كردن و مشترك كردن منابع در كليه پروژه هاي تحت سرپرستي PMO
- تعريف و بهبود متدولوژي مديريت پروژه، بهترين عملكردها و استانداردها
- رسيدگي كردن و مديريت سياستها ، رويه ها، الگوها و ديگر مستندات مشترك بين پروژه ها
- تمركز و مديريت بر شكل گيري PMO كليه پروژه ها
- تمركز بر مديريت كردن ريسك كلي پروژه ها و هر پروژه
- دفتر مركزي مديريت ارتباطات بين پروژه ها
- دفتر مركزي براي عمليات و مديريت ابزارهاي پروژه از قبيل نرم افزارهاي پروژه در سطح شركت
- پايگاهي براي راهنمایی كردن و توصيه مدير پروژه ها
- مركز نظارت بر زمانبندي بودجه همه پروژه هاي PMO در سطح شركت
- هماهنگ كردن همه استانداردهاي كيفي پروژه ها بين مدير پروژه و افراد يا سازمانهاي استاندارد كننده كيفي داخلي يا خارجي
عوامل موثر بر تهیه برنامه زمانبندی در پروژه :
-تاریخ شروع پروژه
-تقویم کاری پروژه
-تقویم کاری فعالیت های پروژه
-تقویم کاری منابع پروژه
-خودکار یا دستی بودن زمانبندی فعالیت ها
-مدت زمان فعالیت ها
-وابستگی میان فعالیت ها
-فعال یا غیرفعال بودن فعالیت ها
-نوع فعالیت ها (مدت، منبع یا کار ثابت)
-منابع تخصيصی به فعالیت ها
-تسطیح منابع
-محدودیت های زمانی فعالیت ها
-وجود وقفه در اجرای فعالیت ها
-نحوه به روز رسانی فعالیت ها
-تاریخ نظارت پروژه
تفاوتهاي موجود بين مديريت پروژه و PMO شامل موارد زير ميباشد:
- اهداف و مقاصد مديران پروژه ها و PMO متفاوت است و نيازمندي هاي متفاوتي نيز دارد. همه تلاش ها بايد در جهت نيازهاي استراتژيك سازمان قرار گيرد.
- مدير پروژه مسئول تامين اهداف ويژه پروژه ها در محدوده محدوديت هاي پروژه است ، در حاليكه يك PMO يك ساختار سازماني با اختيارات ويژه با دور نمايي در سطح شركت ميباشد.
- مدير پروژه بر اهداف ويژه پروژه ها تمركز ميكند در حاليكهPMO تغييرات اصلي در حوزه پروژه را مديريت ميكند و ميتواند چشم اندازي از فرصتهاي بالقوه موجود براي دستيابي بهتر به اهداف كسب و كار ترسيم كند.
- مدير پروژه منابع تخصيص يافته به پروژه رادر جهت دستيابي به اهداف پروژه مديريت و كنترل ميكند در حاليكه PMO به كارگيري و استفاده از منابع مشترك سازماني را در مسير دستيابي به اهداف بهينه ميكند.
- مدير پروژه حوزه، برنامه زماني، هزينه و كيفيت محصولات در سطح پروژه را مديريت ميكند، در حاليكه PMO ريسك كلي ، فرصت هاي كلي و وابستگي بين پروژه ها را مديريت ميكند. ساختار، عملكرد و استفاده از PMO در سازمان هاي متفاوت بر مبناي محدوده كاربرد و نوع طرحها و يا پروژه ها متفاوت است.
جایگاه دفتر برنامه‌ریزی و کنترل پروژه :
اگر سه عامل کارفرما، مشاور و پیمانکار را در یک سو و سه عامل دیگر زمان، هزینه و کیفیت را در سوی دیگر در نظر بگیریم، می‌توان جایگاه و نقش واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه را اینگونه تعریف کرد:
واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، باید فعالیتها، منابع و ارتباطات کارفرما، مشاور و پیمانکار را به‌صورت مجزا و مشخص، چنان طرح‌ریزی و کنترل کند که بهترین و اقتصادی‌ترین حالت در ترکیب سه عامل دیگر (زمان، هزینه و کیفیت) حاصل شود، و در جهت انجام این وظیفه، باید اختیارات کافی داشته و متقابلاً در قبال انجام صحیح، کامل و دقیق آن مسئولیت داشته باشد.
کنترل پروژه
فرآیندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل زمان، هزینه و کیفیت در حین اجرای پروژه، که از ابزار و تکنیک‌های خاص خود در انجام این مهم کمک می‌گیرد.
در واقع کنترل اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین شده برای پروژه است، بطوری که هنگام خروج از برنامه، بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی‌ترین فعالیت ها، پروژه را به نزدیکترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند.
کنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره می‌گیرد:
🔸تعیین وضعیت واقعی پروژه
🔸مقایسه وضعیت واقعی با برنامه
🔸درنظر گرفتن اقدام اصلاحی.
یادآوری: منظور از عامل هزینه، هزینه‌ای است که صرف تهیه منابع (نیروی انسانی، تجهیزات، مواد اولیه و مصالح) می‌شود.
اهميت اطلاعات در مديريت و كنترل پروژه.
موفقيت در امر مديريت، در اختيار داشتن اطلاعات به منظور استفاده در فرآيند تصميم گيري و مقدم بر آن مجهز بودن به مسيرهاي سريع و مطمئن اطلاعاتي براي دريافت داده ها و ابلاغ دستورها ميباشد. جريان اطلاعات نقش بسزايي در ميزان كارايي، اثربخشي و سرعت بهره برداري از منابع اطلاعاتي براي دستيابي به هدف پروژه دارد. اين داده ها شامل اطلاعات گذشته، روند جاري و برنامه هاي آينده ميباشد. به موازات رويارويي با پروژه هاي بزرگتر و پيچيده تر، موضوع عدم قطعيت عوامل، زمانها و هزينه ها جديتر شده و امر تصميم گيري و مديريت بر پروژه به طور فزاينده اي مشكلتر خواهد شد. لذا درصورت در اختيار داشتن ابزارهاي برنامه ريزي، تصميم گيري، مديريتي و كانال هاي ارتباطي قوي ميتوان بر اين مشكل فائق آمد، به سخن ديگر يك سيستم اطلاعات مديريت پروژه كه بتواند ضمن برخورداري از انعطاف پذيري كافي، داده هاي لازم را از سطوح مختلف سازمان پروژه گردآوري، پردازش، خلاصه سازي و ارائه نموده و در مقابل تصميمات متخذه مدير پروژه را به رده هاي مختلف ابلاغ نمايد.اطلاعات پروژه، دانش لازم براي مديريت بر پروژه را فراهم ميكند. بگونه اي كه اطلاعات زمينه را براي ارتقاء درك ها، پايه گذاري اهداف، توسعه مكانيزم هاي كنترل، برنامه ريزي ها، اجراي فعاليتها، تشخيص تغييرات و استحكام پروژه مساعد ميسازد. اطلاعات به اندازه منابع فيزيكي پروژه حائز اهميت هستند. يك پروژه همراه با فعاليتهاي خود حجم بسيار زيادي از اطلاعات را كه توام با پيشرفت پروژه دائماً بر ميزان آنها افزوده ميشود در بردارد، كه به دو دسته كلي قابل تفكيك هستند.
1️⃣دسته اول اطلاعات مربوط به برنامه ريزي پروژه و برنامه زمانبندي فعاليتهاست.
2️⃣دسته دوم به محدوده زماني از آغاز پروژه تا پايان آن و مشتمل بر اطلاعات مربوط به آغاز و انجام هريك از فعاليتها و نحوه پيشرفت آنها ميباشد.
واحد برنامه ريزي پروژه مسئوليت گردآوري، ثبت و پردازش اطلاعات را برعهده داشته و گزارشهاي دوره اي و موردي را توليد و در اختيار مدير پروژه قرار ميدهد.
اهميت و نقش اطلاعات در يك پروژه از آنجا ناشي ميشود كه از طريق ايجاد گزارش هاي دقيق و برخوردار از محتواي كامل در هر مقطع ميتواند اولاً افق واضحي را از آينده به منظور كسب آمادگي جهت رويارويي با مسائل و اتخاذ تدابير لازم در اختيار مدير و مجريان پروژه قرار دهد، ثانياً از طريق تقابل روند جاري امور، پيشرفت فعاليت ها و وقايع روي داده با آنچه كه از قبل برنامه ريزي شده بوده است، اختلافها را استخراج و جهت نظارت هرچه مؤثرتر و تطبيق با وضعيت جديد به برنامه ريزان و مدير پروژه ارائه دهد. اين در حالي است كه بخش عمده اي از اطلاعات ثبت شده پروژه پس از خاتمه آن و در زمان بهره برداري از محصول پروژه در زمينه نگهداري و توسعه طرح و همچنين برنامه ريزي دقيقتر و اجراي مؤثرتر پروژه هاي مشابه مورد استفاده قرار خواهند گرفت.